Prezado leitor (a), se eu
perguntar para vocês, que já labutam em uma empresa pública ou privada há mais
ou menos tempo, acerca de quantas reuniões vocês já participaram, talvez você
não saibam me responder ou demorem algumas horas para me retornar com a
informação.
Pois é, salvo melhor juízo, a
maioria das reuniões que são realizadas no âmbito de uma organização, na
realidade não alcançam o resultado esperado, que é resolver um determinado
problema, tomar uma decisão sobre um projeto ou qualquer outro assunto. A maioria das reuniões constituem a maior perda de tempo que uma organização
pode apresentar durante toda a sua vida útil.
Veja bem, também não estou falando
somente de perda de tempo, falo também dos prejuízos financeiros, que ninguém
até hoje parou para medir, pois muitos colaboradores convocados para aquela
reunião participam como papel de parede ou apenas paisagem, visto que não sabem
porque estão naquela sala de reunião. Se o gestor convocar
as pessoas certas, isto é, as que realmente devem estar naquela reunião,
haveria uma maior produtividade, visto que as outras pessoas estariam labutando
no que elas são pagas para trabalhar.
Reconhecemos o valor de uma boa
reunião, que serve para tomar decisões, resolver conflitos, distribuir os
trabalhos na equipe, mas o problema é o excesso de reuniões, principalmente
para os executivos ou gestores, mister é verificar se realmente uma determinada reunião é efetivamente
necessária ou não. A grande questão é que convoca-se reuniões sem uma analise
por parte dos gestore, do assunto em pauta, ou quem realmente deveria ser chamado para participar, como um colaborador que vai fazer a reunião
ser produtiva.
A verdade é que as reuniões são
necessárias, bem como são consideradas como uma das melhores ferramentas de
trabalho, pois o pessoal envolvido no projeto ou no assunto poderá compartilhar
das mesmas informações, atualizar os dados e resolver os conflitos desnecessários,
e ainda aproveitar a experiência dos membros da equipe.
Um dos pontos deficitários é que convoca-se a reunião e não houve uma
pauta de assuntos que foi anteriormente distribuída para os participantes, algumas
pessoas que foram convocadas para aquela reunião, por vezes nem sabem o assunto
ou são do setor pertinente mas não acompanharam aquele processo ou situação.
Por vezes estas pessoas, como representantes daquele setor são questionadas,
mas não sabem como responder, visto que mesmo sendo do setor, foi um outro
colaborador que estava acompanhando o processo, e nesta situação, a reunião
torna-se improdutiva, e pura perda de tempo.
Lembro que em uma empresa, principalmente
aquela que visa lucro, perder tempo com reuniões improdutivas, é um prejuízo que
ainda não foi medido adequadamente pelas organizações, visto que vale aquele
ditado popular: tempo é dinheiro. Logo, se a administração pessoal do tempo é
assaz necessária, então nem se fala na
administração do tempo em uma empresa, independentemente de seu tamanho.
Outro ponto deficiente na reunião
é a perda de tempo na apresentação de slides, bem como explicações
desnecessárias por parte dos membros da reunião, ou seja, alguns colaboradores
fazem belas apresentações de power point, com filmes e imagens que não fazem parte da reunião, e
isto também gera uma grande perda de tempo.
Não vamos discutir a validade de
que todos os membros da organização conheçam os outros departamentos, contudo
em uma reunião que tem um objetivo bem definido, não é necessário que o
colaborador do outro setor perca tempo mostrando como funciona o departamento
ou setor em que ele trabalha. Melhor deixar esta apresentação para uma outra
reunião, que seja especifica para apresentação dos departamentos.
Enfim, o executivo, gestor, chefe
ou qualquer um que ocupar um lugar de chefia ou liderança, precisa analisar
diariamente se realmente uma reunião deve ou não ser convocada, pois ele vai
deslocar colaboradores de um ou vários departamentos ou setores que poderiam
estar rendendo para a organização com um trabalho produtivo. Imagine, por ano,
o numero de horas que não se perde com essas reuniões que em ultima analise são
improdutivas, bem como podem promover
uma progressiva falta de produtividade por parte dos colaboradores que equivocadamente
são convocados para essas reuniões desnecessárias e improdutivas.
Nenhum comentário:
Postar um comentário